Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć?

Doświadczeni producenci (na przykład BaseLine) potrafią przygotować bardzo zaawansowane i innowacyjne platformy do elektronicznego obiegu dokumentów. Oczywiście najlepiej sprawdzają się takie systemy, gdy zostaną wykonane dla potrzeb konkretnego przedsiębiorca (systemy dedykowane). Wtedy w pełni można wykorzystać ich potencjał.

1Analiza przed wdrożeniem systemu

Zanim w ogóle elektroniczny obieg dokumentów zostanie wdrożony, trzeba się do tego odpowiednio przygotować. Przede wszystkim należy przeanalizować wszystkie procesy biznesowe, jakie zachodzą w danej firmie. To pozwoli poznać rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. Dzięki analizie dowiemy się nie tylko, jak są realizowane poszczególne działania, ale także ile zajmują czasu. W ten sposób będzie można zaplanować ich właściwą optymalizację. Ważne jednak, aby na tym etapie, identyfikując potrzeby przedsiębiorstwa, jednocześnie wziąć pod uwagę jego rozwój i przyszłe potrzeby. Tylko wtedy będzie można zamówić u producenta odpowiednie oprogramowanie, którego nie trzeba będzie wymieniać wkrótce po wdrożeniu.

2Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to tak naprawdę same korzyści dla firmy i znaczne ułatwienie jej funkcjonowania. Dzięki oprogramowaniu można ściśle kontrolować, kto ma dostęp do określonych dokumentów, można nadawać uprawnienia dostępu nie tylko poszczególnym pracownikom, ale nawet poszczególnym działom czy osobom pracującym na określonych stanowiskach.

Takie cyfrowe narzędzie umożliwia także łatwy i błyskawiczny podgląd dokumentów online. W każdej chwili można wyszukać potrzebny dokument z tysięcy innych, co w przypadku papierowej wersji mogłoby zabrać naprawdę bardzo dużo czasu. Dobrej klasy systemy do elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają filtrować dane według wielu różnych kryteriów. Warto przy tym stawiać na systemy typu workflow, które umożliwiają przechowywanie w jednym miejscu dokumentów nie tylko należących do jednej spółki, ale nawet do całej grupy spółek. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala także śledzić obieg dokumentu i monitorować jego aktualny status.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie przyspiesza pracę i czyni ją efektywniejszą. Nie trzeba już tracić czasu na poszukiwanie dokumentacji, a można skoncentrować się na najważniejszych działaniach biznesowych.

Źródło: Notka PR